5 dicas para não se estressar com apps corporativos

Aplicativos de colaboração aproximam equipes distantes, mas podem minar a produtividade. Reunimos dicas para trabalhar de forma mais saudável

Aplicativos de e-mail, vídeo e mensagens, como o Slack e o Microsoft Teams, possibilitam a colaboração fácil com colegas de trabalho, independentemente do fuso horário (ou país) em que eles estejam. E o acesso às versões móveis dos mesmos aplicativos significa que os colegas podem responder rapidamente a uma DM, acompanhar uma conversa em grupo ou fazer uma edição rápida para arquivar praticamente a qualquer momento.

Mas com essa facilidade de uso, surge um problema: os trabalhadores podem ficar sobrecarregados com uma enxurrada de notificações de colegas antes do início da jornada de trabalho, durante e após o término. E isso não é bom para a produtividade ou os níveis de estresse dos trabalhadores distraídos.

Uma pesquisa da UC Irvine mostrou que pode levar mais de 20 minutos para voltar a estar-se imerso em uma tarefa após uma interrupção, enquanto outro estudo afirma que a multitarefa pode reduzir a produtividade em 40%. O aumento da carga de trabalho colaborativo pode até levar ao Burnout – algo que a Organização Mundial da Saúde reconheceu recentemente como um fenômeno ocupacional – com a natureza sempre ativa das comunicações modernas como um fator contribuinte, segundo a pesquisa da Harvard Business Review.

O analista do Gartner Craig Roth observou em posts recentes que a sobrecarga de informações é um problema complicado com muita culpa, sejam gerentes com expectativas inflacionadas, TI corporativa que implanta ferramentas sobrepostas ou fornecedores que criam aplicativos tão hábeis em agarrar nossa atenção.

Mas existem medidas que os usuários podem adotar para, pelo menos, para reduzir o barulho colaborativo, silenciar colegas que clamam e realmente fazer algum trabalho. Essas cinco dicas devem ajudar.

1. Use o modo “Não perturbe” dos aplicativos

A maneira mais fácil de reduzir ruídos indesejados é atingir o equivalente colaborativo de um botão de soneca e definir temporariamente os aplicativos para “silenciosos”. A maioria dos aplicativos possui uma função não perturbe que pode ser ativada quando um usuário precisa se concentrar em terminar a tarefa em particular.

“Às vezes, é importante saber quando desligar o ruído e me permitir concentrar 100% da minha atenção na tarefa em questão”, diz Marissa Salazar, gerente de marketing de produto do Microsoft Teams.

Para alcançar um foco real, é importante dedicar tempo à sua agenda diária – e até encontrar um lugar tranquilo para realizar o trabalho.

“Bloqueie intervalos de uma a duas horas no seu calendário para um trabalho ininterrupto, para que você possa se concentrar totalmente e alcançar seu pico de criatividade e produtividade”, diz Paul Gentile, diretor sênior de marketing de produtos da empresa de software de colaboração LogMeIn. “Para evitar distrações, opte por um espaço silencioso como uma sala de reuniões privada e desative todas as notificações de bate-papo/e-mail.”

Dito isto, é importante manter os colegas informados quando você for mergulhar no tempo de “foco”.

2. Limite as notificações às suas horas de trabalho específicas

O aumento das ferramentas digitais no local de trabalho tem sido vital para conectar equipes em todo o mundo. Para organizações com funcionários em diferentes regiões geográficas, as conversas em um fuso horário podem continuar muito tempo depois que os funcionários passam por outro, o que significa que os smartphones ainda podem receber mensagens até altas horas da noite ou de manhã cedo.

“Digamos que um funcionário instale uma ferramenta de bate-papo em seu telefone pessoal e ela acenda com notificações às [21:00], porque alguém no trabalho está dizendo algo em uma sala de bate-papo que atrai todo mundo. Isso é terrível”, diz David Heinemeier Hansson, cofundador e CTO da Basecamp, que vende uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que inclui um recurso de bate-papo em equipe.

O “direito de desconectar” tornou-se um tópico importante nos últimos anos, à medida que as tecnologias de comunicação e colaboração se tornam mais comuns no trabalho. Os legisladores na França chegaram ao ponto de proibir os requisitos de que os funcionários respondam a e-mails fora do horário comercial.

Respondendo às demandas dos usuários por mais controle sobre as comunicações, os fornecedores de software de colaboração adicionaram a capacidade de silenciar automaticamente as notificações durante determinados horários do dia. O Slack, por exemplo, permite que os administradores designem um tempo de silêncio padrão para todos os funcionários, a fim de garantir que não sejam incomodados pelos colegas, e os usuários podem definir suas próprias preferências nas configurações do aplicativo.

O Basecamp criou um recurso chamado Work Can Wait para silenciar as notificações quando um trabalhador terminar o dia. “Só porque facilitamos o contato com todos da empresa, talvez essa não seja uma boa ideia”, diz Heinemeier Hansson. “Só porque nós podemos, não significa que deveríamos.”

3. Deixe canais irrelevantes e chats em grupo

Um recurso popular nas ferramentas de colaboração baseadas em bate-papo são os canais, que servem como um centro para discussões sobre um determinado tópico, desde anúncios sérios da empresa a grupos de interesse social e até áreas para conversas aleatórias.

Os canais e o bate-papo em grupo podem focar nas discussões e ser uma ótima maneira de transmitir informações de maneira eficaz para um grupo mais amplo, sem envolver-se em várias conversas privadas. Mas acompanhar as conversas em vários canais pode ser exaustivo. É importante ser seletivo ao escolher em quais canais e chats de grupo você se inscreve.

“Deixe ou deixe de seguir as salas com baixa relação sinal/ruído – se houver algo que você absolutamente deva ver, alguém irá mencionar você”, diz Deklich. “Para certos tipos de conversas, o bate-papo não é o melhor. Use email, ou possivelmente um serviço de documentos em nuvem”

Se você não deseja sair de um canal ou grupo de uma vez por todas, geralmente pode silenciá-lo temporariamente.

“Como usuário individual, trata-se de ajustar as configurações de notificação às suas necessidades”, diz Chris Uldriks, consultor de tecnologia da Point B Management Consulting. “Pergunte a si mesmo: o que você precisa saber imediatamente?”

4. Evite alternar entre aplicativos

Além da sobrecarga de informações, alguns funcionários enfrentam sobrecarga de aplicativos. E saltar entre eles pode atrapalhar uma comunicação clara e eficiente. A solução óbvia é evitar a alternância entre aplicativos, mas é mais fácil falar do que fazer. As organizações geralmente contam com várias ferramentas para a comunicação do trabalhador, o que significa que as conversas ocorrem em vários lugares.

“Novas ferramentas estão surgindo constantemente”, diz Heinemeier Hansson. “Muitas empresas não têm uma ferramenta de comunicação e produtividade, elas têm uma, duas, três, quatro, cinco, seis – elas podem ter o Trello, o Slack, o Dropbox ou o Google Docs. Eles têm tudo isso o tempo todo e, claro, isso está estressando os funcionários. Onde está a informação? Está espalhado por toda parte.

De acordo com uma pesquisa com 2.000 funcionários de escritórios dos EUA encomendada pelo LogMeIn no início deste ano, 54% dos funcionários têm pelo menos cinco programas diferentes em execução simultaneamente e 56% usam pelo menos três ferramentas diferentes para se manterem conectados aos colegas. Isso pode afetar a produtividade: 59% dos entrevistados acham que estão perdendo tempo alternando entre aplicativos.

“Os trabalhadores estão perdendo impulso e perdendo tempo trocando entre todas as soluções diferentes para tarefas diferentes, em vez de conseguir manter o foco e gerenciar todas as suas comunicações a partir de um único ponto centralizado”, diz Mark Strassman, vice-presidente sênior e gerente geral de comunicações unificadas e colaboração no LogMeIn.

Muitos aplicativos podem facilitar a sensação de estar ocupado sem realmente fazer muito. Os trabalhadores precisam se concentrar em como eles usam as ferramentas de comunicação e colaboração e decidir que estão fazendo isso de maneira eficaz, diz Terry Simpson, evangelista técnico do fornecedor de software de automação de fluxo de trabalho Nintex.

“É muito fácil manter-se” ocupado “com e-mail, aplicativos, mensagens instantâneas e todos os tipos de outras ferramentas de software sem realmente conseguir fazer muito”, diz ele. “No final do dia, você deve se olhar e determinar se estava realmente ocupado ou realizou algo que ajudou a impulsionar o negócio? Manter esse foco é fundamental. ”

Existem maneiras de evitar oscilações constantes entre aplicativos e os fornecedores de software estão tentando resolver o problema.

Uma das vantagens das ferramentas de colaboração é a capacidade de se conectar a outros aplicativos de comunicação, produtividade e linha de negócios. O Slack, por exemplo, possui mais de 1.500 integrações de aplicativos de terceiros em sua loja de aplicativos, enquanto rivais como Microsoft Teams, Cisco Webex Teams e Google Hangouts Chat adicionam suas próprias integrações regularmente. Como resultado, é esperada uma interconectividade profunda entre ferramentas de colaboração. De fato, várias empresas estão agora disputando posição para se tornar um centro central do trabalho digital. O Dropbox, por exemplo, recentemente revisou seu aplicativo principal para dar suporte à colaboração em torno de documentos, um indicador de onde o mercado está indo.

5. Aprenda o single task

A capacidade de multitarefa foi aplaudida como desejável no passado, mas pesquisas da Universidade de Stanford mostraram que a multitarefa pode ser realmente ineficiente e algo que os humanos não são particularmente adequados para fazer.

Concentrar-se adequadamente em uma tarefa de cada vez pode ser uma abordagem mais produtiva e menos estressante. É uma habilidade aperfeiçoada ao longo do tempo, diz Iba Masood, co-fundador e CEO da Tara AI, uma startup que usa aprendizado de máquina para ajudar os clientes a planejar projetos de desenvolvimento de software.

“O foco em uma única tarefa em um determinado momento nos permite construir nosso ‘músculo da atenção'”, diz ela.

Dada a variedade de tarefas e notificações relacionadas à equipe que requerem atenção, a capacidade de focar em uma tarefa por vez exige força de vontade, diz Masood. “Single task é uma função obrigatória; ele realmente permite um nível de foco e me permite prestar atenção singularmente a uma área em intervalos de 20 minutos antes de passar para a próxima.”

É uma decisão que requer disciplina. Gentile do LogMeIn recomenda uma técnica de gerenciamento de tempo chamada “timeboxing” para reservar um tempo para se concentrar intensamente em uma tarefa. “Encontre maneiras mais eficientes de concluir tarefas, alocando um tempo predeterminado para concluir um projeto”, diz ele. “Isso ajudará você a concentrar sua atenção, motivá-lo a concluir as tarefas em tempo hábil e evitar que você perca tempo com itens de menor importância.”

Fonte: IT MIDIA

Sobre Ramires, F. A. Borja

Proficiência em Regras de Negócios e Tecnologia da Informação
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